Traiter les paiements en espèces

Vous pouvez ajouter et traiter des paiements en espèces dans l'onglet Paiement d'une demande de subvention. Selon que vous avez activé les décaissements Benevity, vous pouvez traiter un paiement via notre plateforme ou vos comptes créditeurs.

Autorisations

Pour vérifier si un utilisateur peut ajouter et traiter des paiements en espèces, consultez ses autorisations dans la section Demande de subvention - Paiement et configurez sur Peut :

• L'utilisateur peut ajouter un paiement?
• L'utilisateur peut payer une demande de subvention via le décaissement Benevity?
• L'utilisateur peut payer une demande de subvention via le processus de paiement interne?

Devises de paiement

Si votre programme utilise plusieurs devises, sélectionnez une devise avant de créer les paiements. Vous ne pouvez avoir qu'une seule devise par demande de subvention. Après avoir approuvé la demande, le demandeur verra les montants de paiement dans la devise qu'il reçoit.

Si vous recevez un avantage pour un paiement et souhaitez l'envoyer via Benevity, le paiement sera envoyé par un partenaire de décaissement désigné. Notre partenaire ne prend pas en charge les paiements en shekel israélien, zloty polonais et rand sud-africain.

Ajouter des paiements en espèces

Généralement, un seul paiement est créé pour chaque proposition. Vous pourriez créer plusieurs paiements s'ils ont des dates d'échéance différentes, comme cela peut être le cas dans un accord de subvention pluriannuel.

Pour ajouter un paiement en espèces :

1. Ouvrez une demande.
2. Accédez à Paiement > Espèces.
3. Sélectionnez Ajouter un paiement.
4. Choisissez un Mode de paiement. Si vous avez activé Benevity comme mode de paiement, vous pouvez sélectionner cette méthode ou l'envoyer via vos Comptes créditeurs internes.
   

Mode de paiement Benevity

Détails du paiement

• Statut de paiement : Choisissez un statut de paiement. Sélectionnez Non traité s'il n'est pas prêt pour le traitement ou En cours de traitement lorsque le paiement est confirmé.
  • Vous ne pouvez pas sélectionner le statut Payé lors d'un décaissement via Benevity. Le statut est automatiquement mis à jour dans le cadre du processus de décaissement.
• Montant du paiement.
• Budget : Sélectionnez un budget sur lequel le paiement sera prélevé.
• Date d'ajout : date d'ajout du paiement.
• Notes internes : notes de l'administrateur à usage interne uniquement.
• Suivi du paiement : choisissez si vous souhaitez ajouter des informations de suivi à un paiement Payé. Si activé, vous pouvez accéder aux statuts de décaissement détaillés qui capturent avec précision où se trouvent les fonds dans le processus et si un OSBL a reçu le paiement.

Avantages de subvention

Un avantage est un cadeau d'une valeur supérieure à quelques dollars, comme des billets d'événements, des repas, des vêtements ou des opportunités de marketing, reçu en échange d'une subvention. Vous pouvez déclarer si vous recevez un avantage dans la section Avantages de subvention du formulaire de paiement.

Si vous choisissez Non, je déclare ne pas recevoir d'avantage, la plateforme déterminera si le paiement est admissible à des avantages fiscaux et le dirigera vers le bon partenaire fondation. Par exemple, si une subvention est faite en USD à un OSBL américain et que vous choisissez « Non, je n'ai pas reçu d'avantage », les fonds sont achiminés via AOGF. Si la subvention est destinée à un OSBL australien, les fonds sont achiminés via UKOGF.

Si vous sélectionnez Oui, je reçois un avantage, le paiement est achiminé via Global Online Giving Organization, Inc (GOGO). Si vous ne pouvez pas sélectionner cette option, contactez votre gestionnaire du succès client pour activer GOGO.

Mode de paiement via les comptes créditeurs

Détails du paiement

En plus des champs mentionnés ci-dessus, vous verrez :

• Numéro de fournisseur : Ce champ s'affiche si votre mode de paiement est Comptes créditeurs et que vous avez choisi d'inclure ces données dans votre programme.
  • Si vous modifiez le numéro, il se mettra automatiquement à jour dans toutes les demandes faites par cet OSBL dans Community Investment Essential. Tous les utilisateurs n'auront pas accès pour modifier le numéro.
• Admissibilité fiscale : déclarez si le paiement est admissible fiscalement.

Les Avantages de subvention ne peuvent pas être identifiés pour les paiements via les comptes créditeurs.

Ajouter des paiements en espèces depuis les détails de la demande

Pour créer un paiement qui inclut automatiquement le montant en espèces demandé par le demandeur :

1. Ouvrez une demande.
2. Accédez à Paiement > Espèces.
3. Sélectionnez Ajouter un paiement depuis la demande et confirmez.
4. Complétez les autres détails du formulaire de paiement.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Dupliquer un paiement existant

Pour dupliquer un paiement existant :

1. Ouvrez une demande et accédez à Paiement.
2. Sélectionnez la case à cocher à côté du paiement que vous souhaitez dupliquer.
3. Sélectionnez le menu déroulant Actions > Dupliquer.
   • Lors de la duplication de ce paiement, tous les champs seront copiés sauf le Statut de paiement, la Date d'ajout et le Suivi du paiement.
     
     
4. Mettez à jour les champs dans le paiement dupliqué.
5. Une fois que vous avez mis à jour tous les champs nécessaires, sélectionnez Enregistrer.

Compléter les paiements en espèces avec les décaissements Benevity

Une demande doit être approuvée pour compléter un paiement. Vous pouvez vérifier si un organisme peut recevoir des paiements en accédant à l'onglet Cause et en recherchant l'étiquette Peut recevoir des paiements avec une coche verte.

Pour compléter un paiement :

1. Ouvrez une demande approuvée.
2. Accédez à Paiement > Espèces.
3. Ouvrez le paiement que vous souhaitez compléter.
4. Changez le Statut de paiement à En cours de traitement et mettez à jour les champs requis.
5. Sélectionnez Enregistrer. Le statut de paiement est mis à jour à En cours de traitement. Des modifications ne peuvent pas être apportées aux paiements dans ce statut sans que Benevity traite un remboursement moyennant des frais.
6. Le statut de paiement est automatiquement mis à jour à Payé une fois complété. En savoir plus sur les statuts de décaissement de paiement.

Quand l'OSBL recevra-t-il les fonds?

L'OSBL recevra les fonds vers la fin du mois suivant votre paiement. Par exemple, si vous finalisez le paiement en septembre, l'OSBL recevra l'argent vers la fin d'octobre.

Compléter les paiements en espèces avec vos comptes créditeurs

Une demande doit être approuvée pour compléter un paiement. Pour compléter un paiement avec vos comptes créditeurs :

1. Ouvrez une demande approuvée.
2. Accédez à Paiement > Espèces.
3. Ouvrez le paiement que vous souhaitez compléter.
4. Changez le Statut de paiement à En cours de traitement ou Payé, selon votre processus interne.
5. Examinez les détails et sélectionnez Enregistrer.

Une fois que votre équipe de comptes créditeurs a effectué le paiement, vous devrez peut-être rouvrir le paiement et mettre à jour les informations de suivi du paiement.

Compléter plusieurs paiements en espèces en même temps

Vous pouvez mettre à jour plusieurs statuts de paiement en même temps.

1. Ouvrez une demande et accédez à Paiement.
2. Sélectionnez la case à cocher à côté de plusieurs paiements.
3. Sélectionnez Actions > Changer de statut.
4. Sélectionnez le statut de paiement approprié.
5. Sélectionnez Changer de statut pour compléter le changement.