Les comptes d'utilisateurs, les rôles et les autorisations sont gérés dans la plateforme. Assurez-vous que les utilisateurs disposent des autorisations appropriées pour effectuer des actions correspondant à leur rôle et qu'ils n'ont pas accès aux fonctionnalités et aux données qui ne les concernent pas.
L'outil Utilisateurs vous permet d'ajouter des utilisateurs directement dans la plateforme. Vous ne pouvez ajouter des utilisateurs que jusqu'à la limite contractuelle du nombre d'utilisateurs. Communiquez avec votre Gestionnaire du succès client pour demander un nombre d'utilisateurs supplémentaire.
Autorisations
En tant qu'administrateur de la plateforme, votre compte d'utilisateur doit avoir les autorisations de la section Utilisateur activées pour consulter et gérer les utilisateurs.
Ajout d'un nouvel utilisateur
Pour ajouter un nouvel utilisateur :
- Accédez à Outils > Utilisateurs et sélectionnez Ajouter un nouvel utilisateur.
- Saisissez les informations de l'utilisateur. L'adresse courriel et le mot de passe constituent les identifiants de connexion de l'utilisateur. Le mot de passe est temporaire et l'utilisateur devra le réinitialiser lors de sa première connexion.
- Cochez une case pour les préférences de courriel et de notification de l'utilisateur dans la section Communication.
- Cochez une case pour les options dans Statut du compte. Un utilisateur Actif est visible dans la liste des utilisateurs et est ajouté au nombre d'utilisateurs.
- Sélectionnez un Rôle d'utilisateur et Ajustez les autorisations si nécessaire.
- Choisissez si vous souhaitez Notifier l'utilisateur de son nouveau compte. Le courriel de bienvenue comprend également des informations sur la façon de réinitialiser le mot de passe.
- Sélectionnez Soumettre.
Rôles et autorisations
Rôles
Les rôles d'utilisateurs sont configurés par Benevity. Chaque rôle est défini par un ensemble d'autorisations qui permettent aux utilisateurs d'effectuer certaines actions dans la plateforme. Si vous choisissez un rôle d'utilisateur pour un utilisateur, un ensemble prédéfini d'autorisations est activé pour lui.
Pour créer un nouveau rôle ou mettre à jour les autorisations d'un rôle existant, communiquez avec votre Gestionnaire du succès client.
Ajuster les autorisations
Les utilisateurs autorisés peuvent ajouter ou supprimer des autorisations pour un autre utilisateur manuellement en sélectionnant Ajuster les autorisations sous la liste des rôles. Sélectionnez Peut en regard d'une autorisation pour l'activer pour l'utilisateur, ou Ne peut pas pour la désactiver, puis sélectionnez Terminé.
Mise à jour d'un utilisateur ou de ses rôles
Pour mettre à jour un utilisateur ou son rôle d'utilisateur :
- Accédez à Outils > Utilisateurs et recherchez l'utilisateur.
- Sélectionnez Actions > Modifier.
- Mettez à jour les informations, les préférences et les rôles ou autorisations de l'utilisateur.
- Sélectionnez Soumettre pour confirmer les modifications.
Duplication d'un utilisateur
Si vous avez plusieurs utilisateurs avec des paramètres similaires, il peut être utile de dupliquer un utilisateur existant. Les paramètres pour les rôles, la communication et le statut du compte sont copiés vers l'utilisateur dupliqué. Pour dupliquer et mettre à jour un nouvel utilisateur :
- Accédez à Outils > Utilisateurs et recherchez l'utilisateur à dupliquer.
- Sélectionnez Actions > Dupliquer.
- Saisissez les informations de l'utilisateur. L'adresse courriel et le mot de passe constituent les identifiants de connexion de l'utilisateur. Le mot de passe est temporaire et l'utilisateur devra le réinitialiser lors de sa première connexion.
- Les autres autorisations correspondront à celles de l'utilisateur dupliqué. Effectuez les mises à jour nécessaires.
- Sélectionnez Soumettre.
Désactivation d'un utilisateur
- Accédez à Outils > Utilisateurs et recherchez l'utilisateur.
- Sélectionnez Actions > Modifier.
- Décochez toutes les cases répertoriées sous Statut du compte.
- Sélectionnez Soumettre.