Créer manuellement un compte utilisateur

Vous pourriez avoir besoin d'ajouter manuellement un compte utilisateur à votre solution Engagement des employés s'il ne peut pas être créé via le fichier de données de l'utilisateur ou les données sur les employés (si l'intégration Workday est activée). Cela peut être dû à plusieurs raisons :

• L'utilisateur a une classification d'employé autre que les employés à temps plein ou à temps partiel (membres du conseil d'administration, stagiaires, contractants, consultants).
• L'utilisateur n'est pas dans le système SIRH ou a besoin d'un accès rapide, et il n'y a pas suffisamment de temps pour que l'équipe SIRH l'ajoute via le chargement du fichier de données de l'utilisateur (selon la fréquence à laquelle votre fichier est téléversé).

Autorisations

Les utilisateurs créés manuellement sont ajoutés à l'aide de la méthode d'accès par connexion locale. Si votre site utilise strictement la connexion SSO, veuillez communiquer avec notre équipe de soutien technique aux clients pour activer la connexion locale. Ce processus peut prendre quelques jours ouvrables.

Pour créer ou bloquer manuellement un compte utilisateur, vous devez avoir les rôles suivants activés :

• User Account Manager : Peut créer, modifier et bloquer des utilisateurs. Peut accéder à toutes les propriétés de profil utilisateur.
• Role Manager : Peut modifier les attributions de rôles pour les utilisateurs. Doit avoir le rôle « User Account Manager » pour que ce rôle fonctionne correctement.

Créer un compte utilisateur

Vous pouvez créer manuellement un compte utilisateur en accédant à Gérer > Personnes > Ajouter un nouvel utilisateur. Remplissez au minimum tous les champs obligatoires indiqués par un astérisque rouge, et consultez les informations clés ci-dessous qui doivent être configurées selon la configuration du programme de votre site.

Vous pouvez compléter d'autres informations que vous jugez nécessaires, comme le nom préféré, le prénom, le nom de famille, l'adresse, etc. Les utilisateurs sont également invités à compléter certaines informations restantes. Par exemple, les coordonnées sont nécessaires à des fins de reçus fiscaux lors d'un don.

Rôles utilisateur

Vous devez activer les rôles utilisateur suivants pour le nouveau compte utilisateur :

• Local Login : Active la possibilité d'utiliser un nom d'utilisateur et un mot de passe lors de la connexion (plutôt que l'authentification unique). Une politique de mot de passe est requise.
• Ignore User File : Ignore le fichier de données de l'utilisateur ou les données sur les employés qui sont régulièrement téléversés, empêchant le blocage automatique de ce nouvel utilisateur lors du chargement d'un nouveau fichier.

Paramètres du mot de passe

Si un compte est créé avec le rôle Local Login, l'utilisateur est forcé de changer son mot de passe lors de sa connexion.

Calendrier des retenues

Si les dons par retenue à la source sont activés, vous pouvez sélectionner un calendrier des retenues. L'option par défaut est sans paie. Laissez tel quel si l'utilisateur ne doit pas avoir accès aux dons par retenue à la source.

Paramètres du compte de dons

Si vous avez plusieurs expériences locales pour les employés, assurez-vous de sélectionner la bonne dans le champ Pays dans lequel diriger les dons de bienfaisance. Cela détermine dans quel pays et dans quelle devise l'utilisateur effectuera ses transactions.

Codes de budget personnalisés

Si vous utilisez des codes de budget personnalisés, il y a un champ pour les détails du budget de l'utilisateur et les codes personnalisés dans la section Classifications personnalisées. Si les codes de budget personnalisés ne sont pas activés pour votre programme, vous ne verrez pas ce champ.

Si affiché, ce champ doit être rempli pour que l'utilisateur puisse effectuer des transactions sur le site. Veuillez noter que le nom du code de budget est déterminé selon vos préférences lors du processus de mise en œuvre.

Bloquer un compte utilisateur créé manuellement

Un compte utilisateur créé manuellement comme décrit ci-dessus doit être bloqué manuellement lorsque vous souhaitez le désactiver.

Pour bloquer un compte manuellement et le supprimer définitivement du site :

1. Accédez à Gérer > Personnes et localisez le compte utilisateur.
2. Sélectionnez Gérer à côté du nom du compte utilisateur pour accéder au profil de l'utilisateur.
3. Sélectionnez Paramètres > Compte. Mettez à jour le Statut à Bloqué dans la section Informations du compte.
4. Localisez les champs Nom d'utilisateur, Adresse courriel et Identifiant principal et entrez « BLOCKED_ » comme préfixe. Vous devez bloquer les trois champs.
   • Exemple : Nom d'utilisateur = test, adresse courriel = test@benevity.com, identifiant principal = 123987
     • Entrez « BLOCKED_test » dans le champ nom d'utilisateur.
     • Entrez « BLOCKED_test@benevity.com » dans le champ adresse courriel.
     • Entrez « BLOCKED_123987 » dans la colonne identifiant principal, p. ex. ID d'employé.
5. Sélectionnez Enregistrer au bas de la page.

Si tous les utilisateurs ont des adresses courriel uniques et que vous ne réutilisez pas les adresses courriel, vous n'avez pas besoin de modifier l'adresse courriel pour inclure « BLOCKED_ ». Sinon, entrez « BLOCKED_ » afin de pouvoir réutiliser l'adresse courriel sur un nouveau compte.

Vous ne pouvez pas bloquer des utilisateurs en masse sauf en utilisant le fichier de données de l'utilisateur ou les données sur les employés. Si vous souhaitez bloquer en dur plus de 5 comptes utilisateurs créés manuellement, veuillez contacter notre équipe de soutien technique aux clients pour obtenir de l'aide.

Synchroniser un compte manuel avec le processus utilisateur automatisé

Si vous souhaitez inclure un utilisateur créé manuellement dans votre fichier SIRH ou vos données sur les employés afin qu'il soit mis à jour avec votre processus utilisateur existant, vous devrez procéder comme suit :

1. Accédez à Gérer > Personnes et localisez le compte utilisateur créé manuellement.
2. Sélectionnez Gérer à côté du nom du compte utilisateur pour accéder au profil de l'utilisateur.
3. Sélectionnez Paramètres > Compte.
4. Dans la section Rôles, désélectionnez les rôles Ignore User File et Local Login.

Le compte utilisateur sera mis à jour par le fichier de données de l'utilisateur ou l'intégration Workday. Les informations de l'employé (adresse courriel, nom d'utilisateur, ID d'employé) dans le compte utilisateur doivent correspondre au fichier SIRH ou aux données sur les employés.