Nos données indiquent que l’activation de la retenue à la source est le deuxième facteur le plus puissant pour stimuler la participation, car elle offre aux utilisateurs la possibilité que leur don soit automatiquement déduit de leur paie. Cela rend le don transparent et réduit les étapes pour les employés.
Qu’il s’agisse d’un don unique ou récurrent, le don par retenue à la source permet à vos employés de donner n’importe quel montant, grand ou petit, directement à partir de leur prochaine paie — ainsi, tout le monde peut participer à votre programme.
Voici d’autres avantages des dons par retenue à la source :
- Stimuler la participation en simplifiant le processus de don et en encourageant les dons récurrents
- S’intégrer facilement aux principaux systèmes SIRH
- Reçus fiscaux automatisés
- Aucuns frais de traitement par carte de crédit, ce qui signifie que davantage de fonds parviennent aux organismes sans but lucratif
- Participation à l’échelle mondiale (et locale) avec 13 devises disponibles
Le processus de retenue à la source Benevity : étape par étape
Le processus est un cycle collaboratif entre les clients et Benevity pour s’assurer que les dons des employés sont correctement déduits et distribués.
Étape 1 : Sélections des employés et date limite de don
- Action : Les employés des groupes de paie désignés s’inscrivent à des dons par retenue à la source récurrents ou uniques via la plateforme Benevity.
- La date limite : À la date limite de don, Benevity « fige » les données pour ce cycle de paie spécifique. Toute modification apportée par les employés après cette date sera prise en compte dans le cycle de paie suivant.
Étape 2 : Génération et téléchargement du fichier de retenues
- Rôle de Benevity : Benevity génère un « fichier de retenues » contenant tous les montants de dons demandés par les employés.
- Rôle du client : Généralement le lendemain de la date limite, l’administrateur de paie du client télécharge ce fichier depuis le transfert de fichiers géré (MFT) pour préparer le traitement de la paie.
Étape 3 : Traitement de la paie
- Action : Le client importe le fichier de retenues dans son système de paie interne (p. ex., Workday, ADP, SAP).
- Traitement de la paie : Le client traite la paie comme à l’habitude, en incorporant les montants des dons à titre de retenues après impôt (ou avant impôt, selon la région et la configuration).
Étape 4 : Date de paie et capture des retenues
- Action : À la date de paie officielle, les fonds sont déduits des chèques de paie des employés.
- Résultat : Le client détient maintenant les fonds qui doivent être envoyés à Benevity pour distribution aux organismes de bienfaisance sélectionnés.
Étape 5 : Téléversement du fichier de confirmation
- Action : Une fois la paie finalisée, le client génère et téléverse un fichier de confirmation à Benevity.
- Objectif : Ce fichier confirme quelles retenues ont effectivement été réussies (p. ex., si un employé était en congé sans solde et n’avait pas suffisamment de revenus pour couvrir un don, ce don serait marqué comme « infructueux »).
Étape 6 : Rapprochement et validation des dons
- Rôle de Benevity : Benevity rapproche les données du fichier de confirmation avec le fichier de retenues original.
- Le rapport post-validation : Une fois le rapprochement effectué, Benevity « valide » les dons. Benevity génère ensuite un rapport de rapprochement post-validation de la retenue à la source, qui confirme les montants finaux à facturer.
Étape 7 : Facturation et rapport de don
- Action : Les montants totaux déduits (les montants « réussis ») sont inclus dans le rapport de don mensuel.
- Étape finale : Le client reçoit une facture pour ces montants totaux. Une fois que le client règle la facture, Benevity distribue les fonds à l’organisme sans but lucratif concerné.
Si vous souhaitez explorer la retenue à la source pour votre programme, veuillez contacter le soutien ou en apprendre davantage grâce à notre cours sur la retenue à la source.