Nos données montrent que l'activation des dons par retenue à la source est le deuxième facteur de participation le plus puissant, car cela donne aux utilisateurs la possibilité de faire déduire automatiquement leur don de leur paie. Cela simplifie l'acte de donner et réduit les étapes pour les employés.
Qu'il s'agisse d'un don ponctuel ou récurrent, les dons par retenue à la source permettent à vos employés de donner n'importe quel montant, grand ou petit, directement à partir de leur prochaine paie — afin que tout le monde puisse participer à votre programme.
Voici quelques autres avantages des dons par retenue à la source :
- Stimuler la participation en simplifiant le processus de don et en encourageant les dons récurrents
- Intégration facile avec les principaux systèmes HRIS
- Reçus fiscaux automatisés
- Aucuns frais de traitement par carte de crédit, ce qui signifie que davantage de fonds sont acheminés vers les organismes à but non lucratif
- Engagement mondial (et local) avec 13 devises disponibles
Le processus de retenue à la source Benevity : étape par étape
Le processus est un cycle collaboratif entre les clients et Benevity pour garantir que les dons des employés sont déduits et distribués avec précision.
Étape 1 : Sélections des employés et date limite de collecte des dons
- Action : les employés de leurs groupes de paie désignés s'inscrivent aux dons par retenue à la source récurrents ou ponctuels via la plateforme Benevity.
- La date limite : à la date limite de collecte des dons, Benevity « fige » les données pour ce cycle de paie spécifique. Toute modification apportée par les employés après cette date sera prise en compte dans le cycle de paie suivant.
Étape 2 : Génération et téléchargement du fichier de retenue
- Rôle de Benevity : Benevity génère un « Fichier de retenue » contenant tous les montants de dons demandés par les employés.
- Rôle du client : généralement le jour suivant la date limite, l'administrateur de la paie du client télécharge ce fichier depuis le MFT pour préparer le traitement de la paie.
Étape 3 : Traitement de la paie
- Action : le client importe le fichier de retenue dans son système de paie interne (p. ex. Workday, ADP, SAP).
- Traitement de la paie : le client traite la paie comme à l'habitude, en intégrant les montants des dons en tant que déductions après impôt (ou avant impôt, selon la région/la configuration).
Étape 4 : Date de paie et capture des retenues
- Action : à la date de paie officielle, les fonds sont déduits des paies des employés.
- Résultat : le client détient maintenant les fonds qui doivent être envoyés à Benevity pour distribution aux organismes de bienfaisance sélectionnés.
Étape 5 : Téléversement du fichier de confirmation
- Action : une fois la paie finalisée, le client génère et téléverse un fichier de confirmation à Benevity.
- Objectif : ce fichier confirme quelles retenues ont été effectivement réussies (p. ex., si un employé était en congé sans solde et n'avait pas suffisamment de revenus pour couvrir un don, ce don serait marqué comme « non effectué »).
Étape 6 : Rapprochement et validation des dons
- Rôle de Benevity : Benevity rapproche les données du fichier de confirmation avec le fichier de retenue original.
- Le rapport après validation : une fois le rapprochement effectué, Benevity « valide » les dons, puis génère un rapport de rapprochement de la retenue à la source après validation, qui confirme les montants finaux à facturer.
Étape 7 : Facturation et rapport de don
- Action : les montants totaux déduits (les montants « réussis ») sont inclus dans le rapport de don mensuel.
- Étape finale : le client reçoit une facture pour ces montants totaux. Une fois que le client paie la facture, Benevity distribue les fonds aux organismes à but non lucratif respectifs.
Si vous souhaitez explorer la retenue à la source pour votre programme, veuillez contacter le soutien technique ou en apprendre davantage grâce à notre cours sur la retenue à la source.