Les calendriers de retenue à la source définissent les périodes de déduction et les dates de paiement qui déterminent le moment où les contributions des employés sont traitées. Maintenir vos calendriers à jour garantit que les fichiers de retenue sont générés à temps et que les dons des employés correspondent à votre calendrier de paie.
Autorisations
Toute personne ayant le rôle d'utilisateur Gestionnaire de la paie peut mettre à jour les calendriers de retenue à la source.
Préparer et soumettre les calendriers de retenue à la source
Les mises à jour des calendriers de retenue à la source sont soumises à Benevity à l'aide du Classeur de calendrier de retenue à la source. Benevity gère le téléversement et envoie une confirmation lorsque vos nouveaux calendriers sont actifs.
Remarque : Complétez les mises à jour des calendriers quelques mois avant la fin de l'année civile pour laisser suffisamment de temps pour l'examen et la configuration avant que vos nouveaux calendriers entrent en vigueur.
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Téléchargez le Classeur de calendrier de retenue à la source.
Conseil : Utilisez un nouveau classeur pour chaque calendrier distinct que votre organisation maintient (par exemple, un pour la paie aux deux semaines et un pour la paie mensuelle). Enregistrez et soumettez chacun sous forme de fichier séparé pour que les calendriers soient bien organisés et faciles à traiter.
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Remplissez le classeur avec les dates spécifiques de chaque période de paie. Avant de le remplir, examinez vos dernières périodes de paie de l'année en cours pour vous assurer que le nouveau calendrier reprend exactement là où l'ancien s'est arrêté. Incluez les détails suivants pour chaque période :
- Nom du calendrier de retenue à la source : utilisez une convention de nommage claire, comme Entreprise_USA_AuxDeuxSemaines_AAAA.
- Date de fin de période (essentiel) : la date limite, fixée un jour avant que votre équipe de paie ait besoin du fichier de retenue. Par exemple, si le fichier est nécessaire le 15 janvier 2026, définissez la date de fin de période au 14 janvier 2026. Le fichier sera prêt à télécharger le matin du 15 janvier.
- Date de paiement de l'employeur : la date réelle à laquelle les employés reçoivent leurs paies.
- Dates de début et de fin de la période de paiement de l'employeur : vos dates de période de paie internes. L'inclusion de ces dates aide Benevity à confirmer que le nouveau calendrier correspond à vos systèmes internes.
Vérifiez que toutes les dates sont au format AAAA-MM-JJ et correspondent au calendrier de paie interne de votre organisation. L'exactitude à cette étape prévient les retards de traitement et garantit que les contributions des employés sont déduites correctement.
Confirmez que tous les départements soutenant votre programme de retenue à la source, notamment les équipes informatiques et financières gérant les automatisations de transfert de fichiers, sont informés des nouvelles dates. Vérifiez que vos systèmes sont configurés pour récupérer le fichier de retenue le lendemain de la Date de fin de période indiquée dans vos nouveaux calendriers.
Enregistrez chaque fichier sous son nom de calendrier spécifique (par exemple, Entreprise_USA_AuxDeuxSemaines_2026) et contactez le soutien technique pour soumettre les calendriers complétés. Benevity gèrera le téléversement et enverra une confirmation lorsque vos nouveaux calendriers seront actifs.