Ce guide couvre le processus complet de gestion de vos comptes Reporting Studio, notamment comment demander l'accès, acheter des licences supplémentaires et les meilleures pratiques de gestion des comptes lors du départ d'un membre de l'équipe.
Demander des modifications de licences d'utilisateur
Le signataire de changement de votre programme peut demander la configuration d'un nouvel utilisateur ou des modifications de licence en soumettant une demande d'aide via le B-Hive. Par défaut, chaque organisation cliente se voit allouer un total de 5 licences d'éditeur à partager entre tous les administrateurs de programme.
Veuillez fournir le nom de l'utilisateur, son adresse courriel et l'accès spécifique requis (Employee Engagement, Grants ou les deux). Une fois que notre équipe a traité la demande, le nouvel utilisateur recevra un courriel d'activation automatique de reporting-studio@benevity.com. Apprenez-en davantage sur l'activation du compte et la connexion.
Nous offrons deux niveaux de licence distincts pour vous aider à équilibrer les besoins de votre équipe :
- Licence éditeur (par défaut) : accès complet pour afficher les tableaux de bord standard, ainsi que la possibilité de créer, modifier et enregistrer des Looks et des tableaux de bord personnalisés.
- Licence spectateur (module complémentaire) : accès en lecture seule pour afficher et partager des tableaux de bord standard prédéfinis par courriel. Les spectateurs ne peuvent pas créer de rapports personnalisés.
Besoin de plus de 5 utilisateurs ? Si votre équipe a besoin de plus de 5 connexions directes, des licences supplémentaires peuvent être achetées à un tarif par utilisateur. Veuillez contacter votre chargé de compte pour en discuter davantage.
Pourquoi le nombre d'utilisateurs de Reporting Studio est-il limité ?
Bien que nos outils précédents permettaient un plus grand nombre d'utilisateurs, Reporting Studio est conçu avec une philosophie de « partage en premier ». Limiter l'accès direct à la connexion aide à :
- Protéger les données sensibles : en limitant l'accès à la connexion à un groupe spécifique d'utilisateurs autorisés, vous réduisez le risque d'exposition accidentelle des informations personnellement identifiables (IPI).
- Simplifier les informations : la fonctionnalité de planification automatisée réduit la nécessité pour chaque gestionnaire de se connecter. Au lieu de récupérer les données manuellement, ils reçoivent des informations organisées et à jour directement dans leur boîte de réception.
Soutenir les utilisateurs sans licence
Si un membre de l'équipe a besoin d'accéder à des rapports spécifiques mais n'a pas de compte Reporting Studio, vous pouvez le soutenir à l'aide de la fonctionnalité de planification.
En tant qu'administrateur, vous pouvez organiser un rapport, appliquer des filtres spécifiques (comme un filtre régional ou de département) et planifier sa livraison automatique à n'importe quelle adresse courriel sous forme de fichier PDF, CSV ou XLSX.
Apprenez-en davantage sur la planification de la livraison d'un Look par courriel.
Supprimer ou désactiver des utilisateurs
Si vous devez supprimer la licence d'un utilisateur, par exemple lorsqu'un membre de l'équipe quitte votre organisation, suivez ces étapes pour vous assurer qu'aucune donnée n'est perdue :
- Mettre à jour le compte d'utilisateur : un signataire de changement doit soumettre une demande au SCT pour désactiver l'accès de l'utilisateur sortant et réattribuer la licence à un nouveau membre de l'équipe.
- Transférer la propriété des rapports : le travail enregistré dans My Folder d'un utilisateur est privé. Avant qu'un utilisateur parte, il doit déplacer tous les rapports essentiels vers le dossier d'un nouvel utilisateur.
- Boards : nous recommandons vivement d'utiliser des Boards pour la collaboration. Le partage d'une Board garantit que même si le propriétaire d'un rapport n'est pas disponible, le reste de l'équipe peut afficher la collection organisée d'informations. Apprenez-en davantage sur la création et le partage de Boards.