Cet article décrit le comportement par défaut d'un système hautement configurable. Votre programme de subvention peut apparaître ou se comporter différemment selon les autorisations des utilisateurs et les configurations personnalisées. Si vous ne semblez pas avoir accès à tout ce dont vous avez besoin, utilisez le lien Aide > Demander de l'aide pour demander des autorisations supplémentaires.
Les administrateurs peuvent collaborer avec Benevity pour ajouter des questions de type emplacement aux formulaires de demande, permettant aux demandeurs de sélectionner parmi les emplacements que vous avez créés dans le gestionnaire d'emplacements. La saisie de l'emplacement lors de la soumission aide à acheminer les propositions vers la bonne boîte aux lettres (lorsque configuré) et ajoute des données d'emplacement cohérentes pour les rapports et les flux de travail opérationnels, afin que votre équipe passe moins de temps à trier et plus de temps à examiner les bons dossiers.
Ajouter des questions de type emplacement aux formulaires de demande
Les questions d'emplacement permettent aux demandeurs de choisir parmi les emplacements que votre organisme gère dans le Gestionnaire d'emplacements.
- Utilisez le type de question Emplacement lorsque la demande doit être liée à un seul emplacement.
- Utilisez le type de question Liste d'emplacements lorsque les demandeurs peuvent avoir besoin de sélectionner plusieurs emplacements et que vous souhaitez que cela soit saisi dans le dossier de proposition.
Si vous souhaitez de l'aide pour ajouter des questions de type emplacement à un formulaire de demande, contactez le soutien Benevity afin que la configuration corresponde à la conception et aux besoins d'acheminement de votre programme.
Configurer un type d'identifiant pour les emplacements
L'acheminement vers une boîte aux lettres dépend de la façon dont votre organisme configure les emplacements. Lorsqu'un demandeur recherche un emplacement sur une demande, la proposition peut être achiminée vers la boîte aux lettres des propositions associée à cet emplacement.
Vous pouvez choisir d'assigner des boîtes aux lettres aux emplacements dans les Paramètres d'emplacement. Ouvrez l'onglet Emplacements et sélectionnez Paramètres. Si vous ne voyez pas Paramètres, vous n'avez peut-être pas l'autorisation Location.Manage.
Tout d'abord, choisissez une référence pour la manière dont les emplacements sont identifiés :
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Boîte aux lettres
- Utilisez cette option lorsque les emplacements de votre organisme sont directement liés à des boîtes aux lettres existantes.
- Les administrateurs ne peuvent sélectionner qu'une boîte aux lettres existante.
- Le champ Identifiant de référence est en lecture seule et devient l'Identifiant de boîte aux lettres.
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Identifiant de référence
- Utilisez cette option lorsque vous gérez vos propres identifiants d'intégration et que l'acheminement vers la boîte aux lettres dépend de votre cartographie interne.
- Prend en charge les identifiants non liés aux boîtes aux lettres (par exemple, LOC-001 ou STORE-NYC-01).
- Le champ Identifiant de référence est modifiable.
Si vous choisissez Boîte aux lettres, le paramètre Partager les boîtes aux lettres contrôle si plusieurs emplacements peuvent utiliser la même boîte aux lettres :
- Activé : Plusieurs emplacements peuvent partager la même boîte aux lettres.
- Désactivé : Une boîte aux lettres par emplacement. Les administrateurs ne peuvent pas assigner la même boîte aux lettres à plus d'un emplacement.
Assigner des boîtes aux lettres aux emplacements
Si vous avez choisi Boîte aux lettres comme identifiant pour les emplacements, un menu déroulant Boîte aux lettres s'affiche lors de la création d'un emplacement.
Modifier l'emplacement (et la boîte aux lettres) d'une proposition
Les administrateurs peuvent ajouter ou mettre à jour l'emplacement d'une proposition après la soumission. Les raisons courantes incluent :
- Corriger la sélection d'un demandeur
- Transférer le travail à une autre équipe opérationnelle ou boîte aux lettres
- Ajouter des métadonnées d'emplacement pour les rapports ou les flux de travail en aval
Pour mettre à jour ou ajouter un emplacement, accédez à l'onglet Emplacement de la proposition. Si le nouvel emplacement est assigné à une boîte aux lettres différente, la modification de l'emplacement d'une proposition peut changer qui la voit et déclencher de nouveaux flux de travail.