La planification des rapports est un moyen pratique d'accéder à des données régulièrement mises à jour et de recevoir des notifications directement dans votre boîte de réception. Restez informé de l'activité dans votre programme et partagez facilement des informations avec vos collègues et les parties prenantes.
Créer un rapport
Avant de pouvoir créer une planification, vous devez d'abord créer un rapport. N'oubliez pas qu'un rapport est la version finale d'une vue ad hoc.
Si vous avez déjà créé un rapport ou souhaitez planifier un rapport standard, faites défiler jusqu'à Créer la planification.
1. Trouvez la vue ad hoc dans vos dossiers de référentiel ou à l'aide de la barre de recherche.
2. Faites un clic droit et sélectionnez Créer un rapport.
3. Choisissez Modèle de rapport par défaut et sélectionnez OK.
4. Un aperçu de votre rapport s'affichera. Vous pouvez utiliser le zoom et la barre de recherche dans le rapport pour le consulter en détail.
5. Si vous souhaitez interagir avec les filtres appliqués au rapport, sélectionnez le bouton Options dans la barre de boutons. Une fenêtre contextuelle apparaîtterà avec les filtres que vous avez inclus dans votre vue ad hoc.
6. Après avoir vérifié le rapport, sélectionnez l'icône Sauvegarder dans la barre de boutons. Choisissez Sauvegarder (ou Sauvegarder sous… si vous souhaitez renommer le rapport).
7. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Sauvegarder. Votre rapport sera sauvegardé dans les dossiers que vous avez créés pour cet ensemble de données. Vous aurez alors une version ad hoc (éditable) et une version rapport (finale).
Créer la planification
1. Trouvez le rapport dans vos dossiers de référentiel ou en utilisant la barre de recherche.
2. Faites un clic droit sur le rapport et sélectionnez Planifier…
3. Cela vous amènera à la page Tâches planifiées, où vous définirez votre planification et trouverez les planifications précédemment créées pour ce rapport.
4. Pour créer une nouvelle planification, sélectionnez Créer une planification dans la barre de menu supérieure.
Quatre onglets vous aident à créer la planification :
- Planification
- Paramètres
- Options de sortie
- Notifications
Dans les sections suivantes, nous passerons en revue chaque onglet et les paramètres disponibles.
Onglet Planification
L'onglet Planification vous permet de sélectionner si ce rapport sera exécuté immédiatement ou si vous souhaitez configurer une exécution future, ainsi que le type de récurrence de votre choix.
Il existe deux types de récurrence pour les planifications : simple et calendrier.
- Une planification simple vous permet de générer automatiquement un rapport à une fréquence régulière qui ne repose pas sur les dates du calendrier. Par exemple, si vous souhaitez que le rapport s'exécute tous les 21 jours quelle que soit la date à laquelle cela tombe, vous utiliserez une planification simple.
- Une planification de type calendrier vous permet de planifier l'exécution du rapport en fonction de dates de calendrier spécifiques. Par exemple, si vous souhaitez que le rapport s'exécute chaque lundi ou le premier de chaque mois, vous pouvez le configurer avec le type de récurrence calendrier. L'heure est définie selon une horloge de 24 heures et reflète le fuseau horaire affiché au-dessus de l'en-tête Récurrence.
Onglet Paramètres
L'onglet Paramètres vous donne la possibilité de modifier le contenu du rapport en fonction des filtres que vous avez inclus.
Onglet Options de sortie
L'onglet Options de sortie vous permet de personnaliser la façon dont le rapport est sauvegardé et où il l'est.
Le format par défaut est PDF, mais si vous souhaitez pouvoir manipuler les données une fois disponibles, vous pouvez également sélectionner un format modifiable tel que XLSX.
Ajoutez le nom du fichier et, si vous le souhaitez, vous pouvez écraser votre dernière version ou sauvegarder plusieurs versions avec des horodatages indiquant quand le rapport a été exécuté.
La Destination de sortie est le dossier dans Benevity Reporting où vous sauvegarderez le résultat du rapport. Dès que le rapport aura été exécuté à l'heure planifiée, il sera sauvegardé dans ce dossier. Assurez-vous que le dossier dans lequel vous souhaitez le sauvegarder est configuré avant de créer la planification, car vous ne pourrez pas configurer des dossiers dans ce volet.
Onglet Notifications
L'onglet Notifications est l'endroit où vous pouvez entrer les adresses courriel des personnes recevant un avis une fois le résultat prêt. Notez qu'il s'agit d'une notification uniquement — le rapport n'est pas inclus dans le courriel afin de préserver la sécurité de vos données. Les personnes que vous ajoutez ici devront être en mesure d'accéder à Benevity Reporting et au dossier où le rapport est sauvegardé. Vous pouvez définir la ligne d'objet et inclure un message pour les destinataires de cette notification.
Sauvegarder la planification
Une fois toutes ces informations ajoutées, sélectionnez Sauvegarder en bas à gauche du générateur de planifications.
Vous serez redirigé vers la page Tâches planifiées, où vous trouverez votre planification nouvellement créée. Lorsque vous naviguez vers le rapport, vous verrez une horloge à gauche du nom du rapport, ce qui indique que vous avez créé une planification pour ce rapport.
Vous avez maintenant créé votre planification. Votre rapport s'exécutera conformément à la planification.