Les responsables de groupe peuvent créer des demandes de dépenses pour un budget alloué afin d'établir des prévisions pour leur groupe. Les demandes sont finalisées en consignant les montants réels dépensés par le groupe lors des événements et activités, afin que les administrateurs disposent d'informations précises sur les dépenses. Les budgets et les dépenses peuvent faire l'objet de rapports au niveau du programme et du groupe.
Autorisations
Les responsables de groupe peuvent soumettre et gérer les demandes de dépenses.
Créer une demande de dépenses
Pour créer une nouvelle demande de dépenses :
- Ouvrez le Tableau de bord du responsable de groupe et localisez et ouvrez un gestionnaire de groupe.
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Accédez à l'onglet Budgets et dépenses et sélectionnez Nouvelle demande de dépenses.
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Entrez les détails suivants :
- Nom : nom interne pour la demande de dépenses
- Montant : combien d'argent demandez-vous à dépenser?
- Source d'attribution : quelle attribution budgétaire demandez-vous à dépenser.
- Description de la demande : à quoi dépenserez-vous l'argent?
- Date de dépense : quand dépenserez-vous l'argent?
- Documentation justificative : téléversez des reçus, devis, factures, etc.
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Sélectionnez Suivant pour vérifier les détails de la demande saisie, puis Soumettre.
Toutes les demandes soumises sont automatiquement réglées au statut Dépenses approuvées. Toutes les demandes sont affichées sous le tableau de bord. Le menu déroulant Actions à côté d'une demande vous permet d'afficher tous les détails de la demande, de la modifier et d'ajouter les montants réels.
Finaliser les demandes avec les montants réels
Après un événement ou une activité, vous connaîtrez le montant exact dépensé. Pour maintenir un suivi précis du budget et finaliser une demande de dépenses, il est essentiel d'ajouter ces montants réels. Les responsables peuvent détailler les dépenses en listant les transactions et en joignant les reçus. Une fois les montants réels ajoutés et la demande finalisée, le total dépensé est mis à jour dans le tableau de bord.
Pour mettre à jour les montants réels d'une demande de dépenses :
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Localisez la demande de dépenses et sélectionnez Actions > Ajouter les montants réels.
- Sélectionnez Joindre et afficher les documents pour téléverser les reçus associés à cette demande. Nous recommandons de donner un nom à votre reçu avant de le téléverser.
- Entrez le Nom de la transaction, la Date et le Montant.
- Sélectionnez un reçu téléversé pour chaque transaction dans le menu déroulant Reçu.
- Optionnel : Sélectionnez Ajouter une nouvelle transaction pour créer des entrées de transactions supplémentaires.
- Sélectionnez Suivant pour examiner le montant total dépensé pour toutes les transactions. Finalisez lorsque toutes les transactions liées à la demande sont incluses.
Une fois une demande de dépenses finalisée, vous ne pouvez plus la modifier. Vous pouvez choisir Enregistrer le brouillon à tout moment si vous souhaitez ajouter plus de détails plus tard.
Les demandes de dépenses finalisées ont le statut Terminé et le montant total de toutes les transactions réelles ajoutées est marqué comme dépensé.