Cet article décrit le comportement par défaut d'un système hautement configurable. Votre programme de subventions peut apparaître ou se comporter différemment selon les autorisations des utilisateurs et les configurations personnalisées. Si vous ne semblez pas avoir accès à tout ce dont vous avez besoin, utilisez le lien Aide > Demander de l'aide pour demander des autorisations supplémentaires.
Utilisez le portail de soumission Grants Advanced pour démarrer, enregistrer et soumettre votre demande. Chaque programme a ses propres règles d'admissibilité, ses ensembles de questions et son flux de pages, de sorte que les écrans que vous voyez peuvent différer d'un programme à l'autre. Cet article présente l'expérience de demande standard.
Démarrer une nouvelle demande
Commencez une nouvelle demande depuis la page d'accueil du portail. Selon la configuration du programme, vous devrez peut-être répondre à un questionnaire d'admissibilité ou entrer un code d'invitation avant d'atteindre la demande.
- Connectez-vous au portail de soumission Grants Advanced.
- Sélectionnez Commencer sur la page d'accueil du programme auquel vous souhaitez faire une demande.
- Répondez à chaque question du questionnaire d'admissibilité (si le programme en utilise un). Le portail vous oriente vers le bon type de demande en fonction de vos réponses.
- Entrez le code d'invitation lorsque vous y êtes invité pendant l'étape d'admissibilité (si requis). Les codes d'invitation sont généralement fournis par le programme et déterminent quel type de demande et quelle boîte aux lettres d'évaluateur votre soumission est assignée.
Si une réponse ne répond pas aux critères du programme, vous ne pouvez pas continuer tant que vous n'êtes pas admissible ou que vous n'avez pas contacté l'équipe du programme pour obtenir des conseils.
Remplir les pages de la demande
Après l'admissibilité, progressez dans la demande une page à la fois. Les noms de pages apparaissent en haut afin que vous puissiez voir où vous en êtes dans le flux.
- Lisez chaque question sur la page actuelle. Les champs obligatoires sont indiqués et doivent être remplis avant que vous puissiez avancer.
- Utilisez Précédent et Suivant en bas de la page pour vous déplacer entre les pages.
- Sélectionnez Enregistrer pour sauvegarder votre progression sur la page actuelle sans quitter la demande.
- Sélectionnez Enregistrer et fermer pour enregistrer et revenir à la page d'accueil du portail. Vous pouvez rouvrir la demande en cours ultérieurement depuis votre tableau de bord.
La demande est sauvegardée automatiquement pendant que vous travaillez. Des options de sauvegarde manuelle sont également disponibles si vous souhaitez confirmer la progression avant de naviguer ailleurs.
Les contrôles suivants sont disponibles tout au long de la demande :
| Action | Ce qu'elle fait |
|---|---|
| Précédent | Retourne à la page précédente. |
| Suivant | Passe à la page suivante lorsque toutes les questions obligatoires sur la page actuelle sont complètes. |
| Enregistrer | Enregistre vos réponses sur la page actuelle. |
| Enregistrer et fermer | Enregistre vos réponses et ferme la demande. |
| Soumettre | Finalise votre demande pour examen (disponible uniquement sur la dernière page lorsque toutes les questions obligatoires sont complètes). |
| Annuler | Ferme la demande sans la soumettre. |
Les formats de questions, la logique conditionnelle et les champs facultatifs dépendent de la configuration du programme. Certains programmes masquent ou affichent des questions en fonction de vos réponses antérieures.
Soumettre la demande
Sur la dernière page, examinez vos réponses et sélectionnez Soumettre lorsque toutes les questions obligatoires sont remplies.
- Confirmez qu'aucune question obligatoire n'est laissée sans réponse.
- Sélectionnez Soumettre.
- Consultez la page de confirmation qui s'affiche après une soumission réussie.
Après la soumission, le portail affiche un message de confirmation et vous envoie un courriel de notification pour vos dossiers. Votre demande entre ensuite dans le flux d'examen du programme.
Reprendre une demande en cours
Vous n'avez pas besoin de terminer une demande en une seule session.
- Connectez-vous et ouvrez la demande en cours depuis votre tableau de bord ou votre liste de demandes.
- Continuez depuis la dernière page enregistrée et sélectionnez Soumettre lorsque vous êtes prêt.
Résoudre les problèmes courants des demandeurs
Utilisez les conseils ci-dessous pour aider les demandeurs à résoudre les problèmes les plus courants rencontrés lors du processus de demande.
Demandez au demandeur de vérifier les champs obligatoires s'il ne peut pas sélectionner Suivant. Une question obligatoire sur la page actuelle peut être incomplète, ou une règle conditionnelle peut bloquer la progression en fonction d'une réponse d'admissibilité antérieure.
Demandez au demandeur de vérifier s'il existe une limite de caractères s'il ne peut pas avancer malgré que tous les champs obligatoires semblent remplis. Les champs de texte ont des compteurs de caractères — les réponses collées depuis un autre document peuvent silencieusement dépasser la limite et bloquer la navigation.
Demandez au demandeur d'utiliser Précédent et de vérifier les pages antérieures pour les champs obligatoires incomplets si le bouton Soumettre est indisponible. Soumettre n'apparaît que sur la dernière page lorsque toutes les questions obligatoires dans l'ensemble de la demande sont complètes, y compris les questions sur toutes les pages précédentes.
Demandez au demandeur de vérifier les types de fichiers valides indiqués sur le champ de pièce jointe s'il ne peut pas téléverser un fichier. Le formulaire valide le type de fichier lors du téléversement et affiche les formats acceptés — le fichier du demandeur devra peut-être être converti avant le téléversement.
Demandez au demandeur de se reconnecter s'il est redirigé vers la page de connexion ou voit une erreur de session en cours de demande. Le formulaire utilise des témoins de session du navigateur qui peuvent expirer lors de longues demandes. Les réponses non enregistrées depuis leur dernière sauvegarde manuelle devront peut-être être resaisies — indiquez-leur d'utiliser régulièrement Enregistrer sur les longues pages.
Demandez au demandeur de vérifier les vues des demandes en cours et soumises s'il ne trouve pas sa demande dans le tableau de bord. Confirmez quelle adresse courriel il a utilisée pour se connecter, car la demande a peut-être déjà été soumise ou est associée à un autre compte.
Confirmez le compte et l'assignation du programme du demandeur auprès de votre administrateur de subventions s'il ne trouve pas le programme attendu. Il pourrait avoir besoin d'un code d'invitation différent, d'autorisations supplémentaires dans le portail ou d'un accès à un autre type de demande.
Demandez au demandeur de vérifier son dossier de courrier indésirable ou de pourriel s'il n'a pas reçu de courriel de confirmation. Si le courriel ne s'y trouve pas, confirmez que la demande affiche un statut soumis dans son tableau de bord avant d'escalader.
Contactez votre administrateur de subventions pour confirmer si le programme accepte encore des demandes si la date limite semble passée. Les programmes ferment aux nouvelles soumissions après une date limite configurée.