Gérer les correspondances PAC

La correspondance PAC vous permet de téléverser des données de cotisation à un comité d'action politique (PAC) et de générer des codes de correspondance pour les employés admissibles, sans avoir à contacter le soutien technique pour chaque lot.

Remarque : La correspondance PAC doit être activée et configurée pour votre site avant de pouvoir utiliser ce flux de travail. Si vous ne savez pas si elle est activée, contactez le soutien technique.

Autorisations

Toute personne ayant le rôle d'utilisateur Gestionnaire des correspondances PAC peut téléverser des fichiers de correspondance PAC, créer des codes de correspondance et afficher des rapports de correspondance PAC.

Téléverser des fichiers de correspondance PAC

Utilisez la page de téléversement Correspondance PAC pour importer un lot de cotisations d'employés et générer des codes de correspondance en une seule étape.

Avant de téléverser, préparez un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) avec une ligne d'en-tête dans l'ordre suivant :

employee_id,contribution_amount,match_amount,contribution_date,expiry_date,description

Pour téléverser un fichier de correspondance PAC :

1. Accédez à Gérer > Dons de l'entreprise > Correspondance PAC.
2. Sélectionnez Importer un fichier dans la section Téléverser un fichier CSV de l'onglet Créer des codes de correspondance PAC et choisissez votre fichier CSV. Seuls les fichiers .csv sont acceptés.
3. Entrez une Description du lot dans la section Description pour identifier ce téléversement (par exemple, « Cotisations PAC T2 2026 »).
4. Sélectionnez une date d'expiration pour les codes de correspondance dans la section Date d'expiration (facultatif). Si une date est définie, elle doit être dans le futur.
5. Sélectionnez Créer les codes pour valider le fichier et générer les codes de correspondance.

Si le téléversement réussit, un message de confirmation s'affiche. Les employés peuvent alors accéder au formulaire de remboursement des correspondances PAC depuis leur menu Liens rapides pour diriger leurs fonds de correspondance vers un organisme à but non lucratif admissible au programme. Les fonds de correspondance PAC sont versés par la fondation de dons locale de l'employé et ne peuvent pas être redirigés vers des circuits de dons mondiaux. Si la validation échoue, un message d'erreur décrit ce qu'il faut corriger (par exemple, une description de lot manquante, une date d'expiration passée ou un fichier qui n'est pas au format CSV).

Afficher les détails des correspondances PAC

Après avoir créé des codes, vous pouvez consulter les résultats par lot et savoir si les codes sont non utilisés, utilisés, expirés ou annulés.

Pour afficher les détails des correspondances PAC :

1. Accédez à Gérer > Dons de l'entreprise > Correspondance PAC.
2. Sélectionnez l'onglet Afficher les détails de la correspondance PAC.
3. Définissez une plage de Date de création ou de Date de remboursement pour affiner les résultats (facultatif).
4. Sélectionnez les statuts que vous souhaitez inclure dans Filtrer les correspondances PAC (par exemple, Non utilisés, Utilisés, Expirés ou Annulés).
5. Sélectionnez Obtenir le rapport pour actualiser le tableau des résultats.
6. Sélectionnez Exporter en CSV pour télécharger le rapport complet.

Le rapport affiche les coordonnées de l'employé, les montants des cotisations et des correspondances, les dates de création et d'expiration, le statut de remboursement et l'organisme bénéficiaire des fonds remboursés, le cas échéant.

Résoudre les problèmes courants de téléversement

Si votre téléversement ne se complète pas, vérifiez les points suivants :

• Format du fichier : seuls les fichiers CSV sont acceptés. Les autres types de fichiers (par exemple, .xlsx ou les fichiers image) sont rejetés.
• Ligne d'en-tête : le fichier doit inclure une ligne d'en-tête avec les noms de colonnes requis. L'ordre des colonnes doit correspondre à l'ordre indiqué ci-dessus.
• Description du lot : une description de lot est requise pour chaque téléversement.
• Date d'expiration : la date d'expiration est facultative. Si vous en entrez une, elle doit être une date future.
• Configuration du site : les paramètres d'importation de la correspondance PAC (y compris le champ d'identifiant principal de l'employé) doivent être configurés avant votre premier téléversement.

Si le téléversement échoue pour une raison inattendue, réessayez. Si le problème persiste, contactez le soutien technique.