Les calendriers de retenues définissent les périodes de retenue et les dates de paiement qui déterminent le moment où les contributions des employés sont traitées. Maintenir vos calendriers à jour garantit que les fichiers de retenue sont générés à temps et que les dons des employés s'harmonisent avec votre calendrier de paie.
Autorisations
Toute personne possédant le rôle utilisateur payroll manager peut mettre à jour les calendriers de retenues.
Préparation et soumission des calendriers de retenues
Les mises à jour des calendriers de retenues sont soumises à Benevity à l'aide du classeur de calendriers de retenues. Benevity gère le téléversement et envoie une confirmation lorsque vos nouveaux calendriers sont actifs.
Remarque : Soumettez les mises à jour du calendrier quelques mois avant la fin de l'année civile afin de laisser le temps nécessaire à la révision et à la configuration avant que vos nouveaux calendriers entrent en vigueur.
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Téléchargez le classeur de calendriers de retenues.
Conseil pratique : Utilisez un nouveau classeur pour chaque calendrier unique que votre organisation tient à jour (par exemple, un pour les retenues aux deux semaines et un pour les retenues mensuelles). Enregistrez et soumettez chacun sous forme de fichier séparé pour que les calendriers restent organisés et faciles à traiter.
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Remplissez le classeur avec les dates spécifiques à chaque période de retenue. Avant de le compléter, consultez vos dernières périodes de paie pour l'année en cours afin de vous assurer que le nouveau calendrier prend exactement la relève du précédent. Incluez les informations suivantes pour chaque période :
- Nom du calendrier de retenues : Utilisez une convention d'appellation claire, par exemple Entreprise_ÉU_Aux-deux-semaines_AAAA.
- Date de fin de période (importante) : La date limite, fixée à un jour avant que votre équipe de paie ait besoin du fichier de retenue. Par exemple, si le fichier est requis le 15 janvier 2026, fixez la date de fin de période au 14 janvier 2026. Le fichier sera disponible pour téléchargement le matin du 15 janvier.
- Date de paiement du client : La date réelle à laquelle les employés reçoivent leur chèque de paie.
- Dates de début et de fin de période du client : Les dates de vos périodes de paie internes. L'inclusion de ces dates aide Benevity à confirmer que le nouveau calendrier s'aligne sur vos systèmes internes.
Vérifiez que toutes les dates respectent le format YYYY-MM-DD et correspondent au calendrier de paie interne de votre organisation. La précision à cette étape prévient les retards de traitement et garantit que les contributions des employés sont déduites correctement.
Confirmez que tous les services qui soutiennent votre programme de paie, y compris les équipes TI et Finance qui gèrent les automatisations de transfert de fichiers, sont au courant des nouvelles dates. Vérifiez que vos systèmes sont configurés pour récupérer le fichier de retenue le jour suivant la date de fin de période indiquée dans vos nouveaux calendriers.
Enregistrez chaque fichier en utilisant son nom de calendrier spécifique (par exemple, Entreprise_ÉU_Aux-deux-semaines_2026) et communiquez avec le soutien pour soumettre les calendriers complétés. Benevity gérera le téléversement et enverra une confirmation lorsque vos nouveaux calendriers seront actifs.